東華三院冼次雲小學

電子通告助行政化繁為簡

顧及家校需要　使用App人數急增

鄭偉鳳校長、陸貴華副校長、劉慧芳主任

東華三院冼次雲小學一直希望透過資訊科技改善學校行政管理及減輕同工的非教學工作量。於是，該校率先引入eClass小校園綜合平台，將收發通告等工作化繁為簡。至2014年9月更延伸應用eClass App（家長版）及Teacher App，並配合多項支援配套協助推行計劃，讓家校體驗前所未有的行政及通訊便利。

引入電子通告減行政工作

由於該校每年需發放近400份通告，而且大多要求家長填交回條，以往單是追收回條已為班主任帶來不少行政工作，亦浪費了寶貴的課堂教學時間。鄭校長直言：「我們曾嘗試把同類型的通告合併，希望儘量減少通告的數量，但效用不大。」借鑒他校的寶貴經驗後，該校嘗試搜羅坊間能減輕同工行政工作量的方案。直至2012年該校正式引入eNotice電子通告，且於事前透過問卷調查家長對計劃的支持度。劉主任憶述：「雖然調查結果顯示大部分家長均表示樂意使用App，但當正式推行計劃時，全校只有約一成多使用率，這結果令我們感到沮喪，因為非但無法減輕固有的行政工作，同工更要額外兼顧電子通告的管理。」

檢討成果倡分階段全面推行計劃

回顧首年的推展經驗，劉主任認為應嘗試分階段全面推行計劃。於是，該校於翌年開始統一要求一、二年級的家長全面使用App，結果成功將電子通告簽回率大幅提升至５成多，著實令人鼓舞。劉主任指：「全校現有超過半數家長使用電子通告，為學校節省了大量紙張及油印費用。」陸副校亦表示只要讓家長感受到App帶來的便利，他們大多十分樂意使用。他笑指：「家長對於透過App查閱每日家課及接收學校即時訊息感到十分興奮。如上星期適逢運動會，學校便透過即時訊息提醒低年級家長相關停課事宜，方便快捷。」

多項支援配套協助推行計劃

由於該校大部分學童選擇乘搭校車回校，因此家校面對面接觸的機會不多，亦令推行更添困難。於是學校便決定藉著家長會推動計劃，於開學前向一、二年級生家長預告新學年將推行App，並於開學後首星期設立資訊站，邀請家長義工於每日上課前分享使用貼士及協助家長安裝eClass App。鄭校長表示：「由前線家長用戶親身分享心得會更有說服力，而且家長間容易互相影響，能有效推動及協助更多家長適應使用。」此外，陸副校亦表示App的介面簡潔易用，切合家長需要。但有鑑部分家長不太擅於使用智能裝置，於操作App時經常遇到困難，因此校方特意將eClass提供的使用指引修改為校本化的版本，並配合App內預設的用戶指南，透過圖像及簡單文字以支援用戶操作。

積極鼓勵高年級生家長參與

要於高年級全面推行App，陸副校坦言存在困難。「紙本通告模式已沿用多年，實難以要求家長全面轉用電子通告，但我們仍有訂立措施鼓勵他們嘗試。」該校調查家長不使用電子通告的原因，結果發現大多原因為家中沒有網絡設備及不想改變現狀等。劉主任亦因此發現家長間存在不少謬誤，她形容：「家長常誤以為電子通告容易漏簽，而遞交時亦有機會遺失，令班主任需重新追收回條。」有鑑於此，班主任便親自致電鼓勵及糾正家長使用電子通告的錯誤概念，並強調學校將提供資訊站及家長會等支援服務，以協助他們儘快適應，最後成功令簽交電子通告的家長人數躍升。

提供適應期及具備推行決心

總結一年的推行經驗，鄭校長表示除了足夠的支援配套外，亦應為家校提供適應期逐步推行計劃。「當初因考慮同工的需要而引入電子通告，我們因此花了一年時間為教職員提供培訓，並成立支援團隊以確保計劃推行順利。」面對計劃初期的困難，她表示必須有推行的決心，遇到困難時應積極商討，共同尋求解決的方案。展望將來，該校期望於智能裝置越趨普及的情況下，繼續深化及擴展電子通告的用戶群，進一步減輕同工的行政工作量。