網上行政省工作 助促進家校溝通
校本化設定 全面提升校務管理效能
潘佩子校長、陳婉菁小姐（資訊科技負責人）
真理浸信會碧濤幼稚園設有不同的上課編制，因此每日需人手處理大量行政數據及統計資料。為減輕教務同工繁重的工作量，該校於2013年引入「eClass 幼稚園綜合平台」，透過電子化處理學生考勤、圖書管理、電子通告、相片集及校曆表等，務求將行政工作化繁為簡，並有效地加強家校間的溝通。
校務處每日均需處理大量文字報告及統計數據，潘佩子校長直讚自使用「eClass 幼稚園綜合平台」處理校務後，簡化了行政工序及加強家校溝通。「我校大部份為雙職家長，因此家校間的會面機會不多，但透過電子方式發送通告，能讓家長於百忙中隨時緊貼學校最新情況及簽交通告。」她又表明學校將逐步擴展網上行政的應用層面。「於首階段，我們會先推行拍卡考勤、圖書管理、電子通告、電子相簿、校曆表等模組，再計劃逐步擴展。」
潘佩子校長表示：
學校於選擇網上行政方案時的最大考量在於能否有效減輕同工的工作量。
由於該校設有不同的上課時間，因此每天均需處理不同編制學生的出勤紀錄。而資訊科技負責人陳婉菁小姐則指：「學校可透過 eClass 平台，校本化設定各班級的上課時間，讓同工按權限彈性管理及記錄各學生的考勤狀況。」此外，學校亦可於平台一覽檢視各類考勤報告，如班別每日出席表等，並匯出資料檔案作編輯或數據分析之用。而於家長層面，她接道：「學校可選擇是否以實時模式顯示學生的返離校時間，按校本需要供家長查閱子女的每日出勤紀錄及全年總計等報告。」談到學生可能忘記攜帶或遺失智能卡，她毫不擔心地說：「學校可即時提供後備智能卡供學生進行拍卡考勤，十分方便。」而潘校長則補充指：「我們希望透過每日帶卡回校的行為，培養孩子的責任心，提醒他們有義務好好管理自己的物品。」
該校自引入圖書管理系統集中儲存及管理圖書資料後，實為教務同工減輕了不少行政工作量。陳小姐指：「同工可直接於系統查閱不同的書目資料、借閱排行榜、借出及註銷狀態等，更有效集中管理圖書資料；而家長亦可隨時於網上查閱子女的圖書借還紀錄，以跟進閱讀進度。」此外，學校亦可校本化設定借書規則、圖書分類等，以迎合不同學校的行政需要。而提到推行上遇到的困難，潘校長坦言：「推行初期較為辛苦，因需將書目資料預先輸入系統，以便日後集中管理。幸而系統支援大批匯入資料，省卻人手逐一輸入。」她又讚指系統能自動處理借還手續，大大提升圖書管理效能。「系統除支援快速搜尋館藏位置外，於借還圖書時只需掃瞄書上的條碼，便可自動處理借還日期。此外，即使學生忘記帶借書證，同工亦可於系統直接選取該學生戶口以完成借還手續，方便快捷。」她滿意道。
潘校長總結：
網上行政除可減輕教職員同工的行政工作量外，亦為雙職家長提供更多溝通渠道，有效促進家校互動。
陳婉菁小姐於分享中多次突顯系統校本化的優勢，如自訂圖書借還規則、特別上課時間表、相片訂購模式等，按校情量身訂製合適的網上行政方案，以配合不同學校的需要。潘校長亦舉例說：「由於我校提供相片訂購服務，因此需彈性隱藏相片下載功能，確保能為家長沖印所選相片」。提到以往學校儲存紙本資料散亂無序，她指現時透過系統儲存資料，讓管理變得更集中及有系統。「電子化存檔為學校節省不少紙本儲存空間，而考勤紀錄、通告、圖書借還紀錄等資料均統一儲存於平台上，讓資訊流通統整，方便隨時翻查。」她續指，新舊生資料亦只需輸入系統一次，便可供往後每年使用；而系統亦會累積三至四年的學生個人檔案，方便家長日後檢閱。